Overbooking Nedir? Otel Yönetiminde Doğru Stratejiyi Oluşturmak

Konaklama sektöründe en çok dikkat edilen noktalardan biri doluluğu en üst seviyede tutmaktır. Envanterin gün bazında gelir getirdiği bu sektörde iptaller ve gelmeyen misafirler karlılığı azaltır. Bunu önlemek için birçok otelci “overbooking” fazla rezervasyon alma stratejisi uygular. Ancak, kontrolsüz veya yanlış yönetilen overbooking, hem otelciler hem de misafirler için büyük sorunlara yol açabilir; misafir memnuniyetsizliği, itibar kaybı ve operasyonel aksaklıklar gibi riskler doğurur. 

Overbooking stratejisi doğru uygulandığında, bu strateji gelir yönetimini optimize eder ve operasyonel verimliliği artırır. 

Turizmde overbooking nedir?

Fazla rezervasyon olarak da bilinen overbooking terimi oteller ve havayolu firmaları gibi turizm işletmelerinde sıklıkla duyulan terimlerden biridir. Overbooking seyahat hizmeti sağlayıcılarının, iptaller ve kullanılmayan rezervasyonlardan kaynaklanan gelir kayıplarını önlemek amacıyla kapasitelerinden daha fazla rezervasyon kabul etmeleri anlamına gelir.

Misafirlerin rezervasyonlarını iptal etmesi veya gelmemesi durumunda otellerde odaların boş kalması riski oluşabilir. Bu durumu önlemek için birçok otel, aynı oda tipine birden fazla rezervasyon kabul ederek bu kayıpları dengelemeyi amaçlar.

Overbooking neden olur ve niçin kullanılır?

Overbooking zaman zaman hata sonucu oluşsa da otelciler bunu bir gelir yönetim stratejisi olarak kullanabilir. Bu stratejinin kullanılma nedenlerinden bazıları şunlardır:

1. İptal edilen rezervasyonlar: Rezervasyon iptalleri, otellerde odaların boş kalmasına neden olabilir. Otel odaları, belirli bir süreyle sınırlı gelir potansiyeline sahip bir envanterdir. Bir oda, yalnızca o gün satıldığında kazanç sağlar. Rezervasyon yapılmadığında ya da oda boş kaldığında, o gün için gelir kaybı yaşanır ve bu kaybın telafi edilmesi mümkün olmaz.
2. Gelmeyen misafirler: Misafirler rezervasyon yapmalarına rağmen konaklama günü otele gelmeyebilir, ödeme önden alınmadıysa kullanılmayan bu oda gelir kaybına sebep olur.
3. Talepte dalgalanma: Yoğun dönemlerde talepleri ve iptalleri tahmin etmek zorlaşır. Bununla mücadele etmek isteyen otelciler overbooking stratejisiyle odaların dolu kalmasını sağlayabilir.

Overbooking’in avantajları

Overbooking doğru kullanıldığında otelcilerin gelirini artırabilecek bir stratejidir. Overbooking stratejisini uygularken riskleri doğru analiz etmeniz kazancınızı artırmakla kalmaz aynı zamanda operasyonel verimliliği de yükseltir. Verileri analiz ederken yapacağınız tahminlerin yanlış olması durumunda müşteri memnuniyeti direkt olarak etkileneceğinden ayrıntılı ve dikkatli bir planlama gerektirir.

Maksimum gelir sağlama

Misafirlerin rezervasyon iptali veya gelmemesi durumunda oluşabilecek gelir kaybını önlemek için fazla rezervasyon alınır böylelikle otelin doluluk oranı artar. Boş odaların minimize edildiği, gelir optimizasyonun sağlandığı ve yoğun talep dönemlerini avantajınıza çevirdiğiniz overbooking stratejisi ile maksimum gelir sağlayabilirsiniz. 

Dinamik talep yönetimi

Overbooking, dinamik talep yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır ve otellerin değişken müşteri taleplerine daha etkin bir şekilde yanıt vermesini sağlar. Bu strateji, özellikle turizm sektöründe yoğun sezonlar, hafta sonları, etkinlikler veya bayram dönemlerinde büyük avantajlar sunar.

Geçmiş rezervasyonları analiz edilerek gelecek olan talep tahmin edilir, özellikle yoğun dönemlerde çok faydalı olan bu bilgi sayesinde boş oda sayısı minimize edilir.

Rekabetçi fiyatlandırma ve esnek rezervasyon seçeneklerinden faydalanılarak dinamik talep yönetimi optimize edilir.

Operasyonel esneklik

Turizm ve konaklama sektöründe operasyonel esneklik, değişen talep koşullarına, beklenmedik iptallere ve operasyonel aksaklıklara hızla uyum sağlama yeteneğidir. Overbooking sayesinde otelin yoğun talep dönemlerinde odalarda maksimum kapasiteye kadar rezervasyon sağlanır. Bu operasyonel esneklik sayesinde otel, kısa süreli iptalleri veya gelemeyen misafirleri kolaylıkla avantaja çevirebilir ve gelir kaybını önler.

Bu esneklik sezonluk değişiklikler ve etkinliklere bağlı yoğunlaşmalarda kullanıldığı gibi düşük talep dönemlerinde de riski azaltabilir.

Overbooking’in dezavantajları

Overbooking, maksimum gelir sağlama, dinamik talep yönetimi ve operasyonel esneklik gibi avantajlar sağlasa da stratejinin yanlış uygulanması ve hatalar sonucu kolaylıkla dezavantaja dönüşebilir. Bunlardan bazıları şunlardır:

Müşteri memnuniyetsizliği

Overbooking stratejisi, yanlış yönetildiğinde müşteri memnuniyetsizliğine yol açar çünkü otel doluluğunu maksimize etmek isteyen oteller misafirlerinin odasız kalmasına da neden olabilir. Bu durumlarda oteller iki seçenek sunar: Alternatif konaklama çözümleri ve iptaller. İki seçenek de misafirin gözünde ideal çözüm olmayabilir.

Memnun kalmayan misafirler, sosyal medyada ve çeşitli sitelerde olumsuz deneyimlerini paylaştıkça, potansiyel misafirler üzerinde olumsuz etki bırakır ve tekrar eden rezervasyon şansını sıfıra indirirler.

Operasyonel zorluklar

Overbooking stratejisi hem başarı hem de başarısızlık durumunda operasyonel zorluklara yol açabilir. Bunun nedeni de fazla rezervasyon yapılmasının, otelin operasyonel süreçlerinde karmaşaya ve ek iş yüküne yol açmasıdır.

Rezervasyon yönetimi zorlaşır, giriş çıkış süreleri artar ve bazı durumlarda hukuki sorunlara bile yol açabilir. İyi bir planlama ve etkili bir müşteri iletişimi stratejisi ile bu zorluklar minimize etmek mümkündür.

Overbooking püf noktaları nelerdir?

Overbooking avantajlı bir stratejidir ancak dikkatli analiz gerektirir. Bu yüzden göz önünde bulundurmanız gereken bir takım püf noktaları vardır. Püf noktaları arasında:

• Geriye dönük verileri doğru analiz etmek,
• Segment bazlı overbooking yapmak,
• Dinamik müsaitlik ve rezervasyon yönetimi bulunmaktadır.

HotelRunner PMS ile dinamik envanter yönetimi yapabilir, gelişmiş rapor ve analizlere ulaşabilir ve misafirlerinizle devamlı iletişimde kalabilirsiniz böylece overbooking stratejinizi başarıya taşıyabilirsiniz. Hemen kaydolun ve gelirinizi artırırken misafir memnuniyetini koruyun.